Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Colorsone
Karmijn 22
6645 BD Winssen
KvK: 68901119
Btw: NL002227753B02
E-mail: info@colorsone.com

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

• Naam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en website-URL
• Openbaar beschikbare bedrijfsinformatie
• Correspondentie tussen Colorsone en u

3. Doel en rechtsgrond

Voor leads: gerechtvaardigd belang bij zakelijke klantwerving, conform artikel 6 lid 1 sub f AVG.

Voor klanten: uitvoering van de overeenkomst, conform artikel 6 lid 1 sub b AVG.

Voor de historie van verstrekte documenten: gerechtvaardigd belang bij het kunnen aantonen welke juridische en financiële documenten wanneer en aan wie zijn verstrekt, conform artikel 6 lid 1 sub f AVG. Waar op een document een wettelijke bewaarplicht rust, geldt die wettelijke verplichting daarnaast als grondslag, conform artikel 6 lid 1 sub c AVG.

4. Bewaartermijnen

• Actieve leads: zolang zakelijk relevant.
• Uitgeschreven contacten: het e-mailadres blijft minimaal 1 jaar op onze uitschrijflijst staan, zodat wij uitschrijfverzoeken kunnen blijven honoreren.
• Klantgegevens: gedurende de relatie plus 7 jaar voor facturen op grond van de wettelijke administratieplicht.

Van elke offerte, overeenkomst, werkomschrijving en factuur die wij u toesturen, en van de algemene voorwaarden, SLA en verwerkersovereenkomst die daarbij horen, bewaart het systeem het daadwerkelijk verzonden PDF-bestand in een apart, niet-openbaar archief. Daarbij bewaren wij ook het e-mailadres waar het document naartoe is gestuurd. Dat is nodig om op een later moment exact te kunnen aantonen welk document u heeft ontvangen, en om het desgevraagd ongewijzigd opnieuw te kunnen versturen. Deze bewaarde documenten en adressen vallen buiten de gebruikelijke verwijderprocedure van dit systeem: ze blijven bewaard, ook wanneer de rest van uw gegevens op uw verzoek wordt gewist.

Voor deze documenthistorie houden wij een bewaartermijn van 7 jaar aan. Die termijn wordt langer wanneer op een document een langere wettelijke bewaarplicht rust, of wanneer de gegevens nog nodig zijn voor een lopend geschil of een juridische aanspraak.

5. Ontvangers en verwerkers

• Supabase, databasehosting (EU)
• Resend, e-mailverzending (EU en VS, onder het EU-VS Data Privacy Framework)
• Mollie, betalingen (EU)
• Anthropic, AI-analyse (VS, onder het EU-VS Data Privacy Framework)
• Cloudflare R2, back-ups (wereldwijd, onder het EU-VS Data Privacy Framework)

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

6. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Verzoeken kunt u richten aan info@colorsone.com.

7. Klachtrecht

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.